Jeżeli w trakcie instalacji wymagany będzie restart komputera, po ponownym uruchomieniu systemu operacyjnego, należy uruchomić z płyty CD program DepSetup.exe lub DepSetupTrial.exe

2. Zasady obsługi programu

2.1. Uruchomienie programu

Uruchomienie programu następuje przez wybranie z menu Start systemu operacyjnego:

Start -> Programy -> Przechowalnia opon -> Przechowalnia opon

2.1.1. Uruchomienie wersji demonstracyjnej

Jeżeli program, na którym Państwo pracują jest wersją demonstracyjną, to po pojawieniu się okna Start -> Programy -> Przechowalnia opon Demo -> Przechowalnia opon Demo

2.2. Okna programu

Pierwsze okno programu zawiera menu, które umożliwia dostęp do poszczególnych funkcji systemu np.:

· Serwis – dane adresowe serwisu i konfiguracja wydruku

· Klienci – dostęp do bazy klientów

· Przyjmowanie i wydawanie – Lista umów (depozytów), dodawanie, usuwanie itd.

· Raporty – dostęp do wydruków

· Słowniki

o baza modeli opon,

o baza marek samochodów,

o lista pracowników,

o szybki dostęp do bazy klientów

· Archiwizacja

Program jest dostosowany do pracy bez użycia myszki. Przejście z głównego okna do wybranej funkcji następuje po kliknięciu w dany przycisk lub odpowiedni skrót klawiaturowy.

Pierwszą rzeczą która należy zrobić na początku pracy z programem jest ustawienie danych serwisu i parametrów wydruku. Aby to uczynić należy przejść do okna Serwis klikając w odpowiednią ikonę lub wybierając Ctrl + U

2.4. Pasek narzędziowy programu i skróty klawiaturowe

Większość operacji dokonywanych jest w programie przy pomocy paska narzędziowego znajdującego się u góry okna programu. Poniższy rysunek przedstawia operacje jakie są wykonywane przy pomocy poszczególnych przycisków:

Każdej standardowej funkcji w programie przyporządkowany jest skrót klawiaturowy.

Lista skrótów wygląda następująco:

OK. – F12
Anuluj – Esc
Nowy – F7
Edycja – F2
Usuń – F8
Filtrowanie (wyszukiwanie) – F3
Odśwież dane – F5
Drukowanie - F9
Lista (widok wszystkich danych w formie) – F6
Zamknij – F4
Pomoc – F1

Lista skrótów posortowana wg klawiszy funkcyjnych to:

· F1 Pomoc

· F2 Edycja

· F3 Filtrowanie (wyszukiwanie)

· F4 Zamknij

· F5 Odśwież dane

· F6 Lista (widok wszystkich danych w formie)

· F7 Nowy

· F8 Usuń

· F9 Drukowanie

· F10 Wejście do menu

· F11 Export

· F12 OK

· Esc Anuluj

2.5. Przeglądanie danych

Domyślnym trybem każdego okna jest tryb przeglądania. W trybie tym nie można zmienić - także w sposób przypadkowy – żadnej informacji zapisanej w programie.

2.6. Edycja danych

Aby zmienić dane już wpisane do programu, trzeba wybrać polecenie Edycja (F2).

Po wybraniu tego przycisku, pola edycyjne są udostępnione do wprowadzania informacji.

Przejście pomiędzy polami jest możliwe przy użyciu klawisza [Tab] lub poprzez kliknięcie myszką w wybrane pole.

2.6.1. Znaczenie koloru tła pola

· Żółte - Pola oznaczoneżółtym tłemsą polami wymaganymi, tzn.że dopóki nie zostaną wypełnione, nie będzie można zapisać dane elementu,

· Białe - Wypełnienie danych oznaczonych białym tłem jest dobrowolne. Pola te nie są wymagane,

· Szare - Edycja pól oznaczonych szarym tłem nie jest możliwa. Pola te wypełniają się automatycznie.

2.6.2. Sposoby wprowadzania danych

Sposób wprowadzania danych zależy od typu pola.

· Pola edycyjne (np. „Nazwa gabinetu”, „Adres”, „Temat”): dane należy wpisać z klawiatury,

Pola, które przechowują datę (np.„Data zlecenia”, „Termin”):można ją wpisać bezpośrednio z klawiatury w postaci rrrr-MM-dd (rok-miesiąc-dzień), np. 2005-02-01 oznacza „pierwszy lutego 2005 roku”, alboużyć przycisku otwierającego kalendarz i kliknąć w wybraną datę,

· Pola wypełniane na podstawie słownika (czyli wprowadzonych wcześniej danych - należy użyć przycisku , aby otworzyć słownik i wybrać żądany element.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać używając przycisku OK .

!! PAMIĘTAJ !!

W każdym momencie edycji, jeżeli uznasz, że popełniłeś błąd lub z jakichkolwiek innych przyczyn chcesz przerwać modyfikację danych możesz wybrać przycisk Anuluj .
Zmiany, których dokonałeś od momentu wejścia w tryb edycji lub dodawania zostaną anulowane.

W czasie edycji lub dodawania danych nie jest możliwe przechodzenie do innych okien lub innych zakładek okna.

Aby wypełnić dane serwisu:

- naciśnij F2, aby rozpocząć edycję

- zmień informacje w polach edycyjnych

- naciśnij F12, aby zapisać dane.

- Naciśnij F4, aby zamknąć okno z ustawieniami serwisu

2.7. Lista umów (depozytów)

Okno lista umów jest podstawowym oknem programu. Przejście do tego okna następuje po wybraniu Ctrl + D, albo kliknięciu w odpowiedni przycisk w oknie głównym programu.

Lista pozwala na wyszukiwanie umów (depozytów) podczas odbierania przedmiotów, robienie zestawień np. „ile umów (depozytów) podpisano w danym okresie”. Lista jest też „centrum sterowania”.

Aby przejść do listy depozytów wybierz Ctrl + D

2.8. Dodawanie umów (depozytów) – kreator przyjmowania

Aby rozpocząć przyjmowanie przedmiotów w oknie Lista umów wybierz F7

2.8.1. Kreator przyjmowania - Krok 1 – Klient

Aby przejść do dodawania klienta naciśnij na klawiaturze strzałkę w dół

Teraz wpisz NIP/PESEL klienta i naciśnij [Tab], wpisz Nazwę

Wpisz pozostałe dane które chcesz umieścić w bazie

Aby przejść do drugiego kroku naciśnij Alt + D

2.8.2. Kreator przyjmowania - Krok 2 – Lista przedmiotów

W drugim kroku kreatora oznaczamy jakie przedmioty mają być przechowywane.

Aby wybrać przedmiot depozytu naciśnij F2

Lista przedmiotów znajduje się w słowniku i zawiera ponad 3000 modeli opon. Aby znaleźć wybrany przedmiot należy w pola umieszczone nad listą wpisać szukane wartości i nacisnąć Enter. Przechodzenie pomiędzy polami jest możliwe po wybraniu przycisku [Tab]

Aby wyszukać przedmiot

· naciśnij [TAB]

· wpisz szukany rozmiar

· naciśnij [TAB]

· wpisz nazwę producenta

· naciśnij [ENTER]

Aby wybrać przedmiot naciśnij strzałkę w dół / w górę i następnie [Enter]

Teraz należy podać Ilość przedmiotów danego typu oraz stan bieżnika i podać uwagi, a następnie nacisnąć przycisk Dodaj.

Wpisz ilości i stan bieżnika i naciśnij przycisk Dodaj

Po wpisaniu wszystkich elementów naciśnij Alt + D

2.8.3. Kreator przyjmowania - Krok 3 – Dane umowy

W ostatnim kroku kreatora widnieją dane do umowy przechowania. System automatycznie nadaje numery, ale pozwala także na ich zmianę. Szablon numerowania jest określany w ustawieniach serwisu.

Jeżeli chcesz wybrać markę samochodu wybierz ją z listy Modeli lub ze słownika modeli (F2)

Wybierz model podobnie jak wybierałeś przechowywany przedmiot

Wpisz dane osoby oddającej przedmiot

Jeżeli nie ustawiłeś danych domyślnego pracownika wpisz jego dane

Naciśnij Alt + Z, aby zapisać dane

2.8.4. Kreator przyjmowania - Krok 4 – Wydruk potwierdzenia przyjęcia depozytu

Po zapisaniu danych system automatycznie generuje wydruk dokumnetu potwierdzającego - umowy i wyświetla jego podgląd.

Aby wydrukować dokument kliknij w przycisk drukarki u dołu ekranu.

2.9. Przeglądanie / Poprawianie umowy (depozytu)

Aby zobaczyć / poprawić dane należy wyszukać umowę (depozyt) w oknie lista umów, a następnie użyć przycisku Edycja lub nacisnąć F2 i przejść do okna:

· Aby rozpocząć poprawianie danych należy wybrać F2, zmienić dane i zapisać je OK (F12)

· Aby wydrukować ponownie dokument papierowy należy nacisnąć F9

2.10.Usuwanie błędnie zapisanej umowy (depozytu)

Aby usunąć dane należy w oknie lista umów:

Wyszukać i zaznaczyć je na liście umów (depozytów)
Użyć przycisku Usuń lub nacisnąć F8 - usunięcie jest potwierdzane dodatkowym zapytaniem.

2.11.Obsługa odbioru

Odebranie depozytu polega na wprowadzeniu informacji o dacie odbioru, osobach oraz uwagach.

Aby wpisać dane o odbiorze należy w oknie lista umów:

Wyszukać i zaznaczyć umowę w liście (np. wg numeru)
użyć przycisku F6
użyć przycisku F2 – rozpoczynając edycję odbioru

· wprowadzić dane

· zapisać dane przyciskiem F12

· zamknąć okno przyciskiem F4

3. Operowanie na listach danych

3.1. Pasek narzędziowy list

Poniższy rysunek przedstawia operacje jakie są wykonywane przy pomocy poszczególnych przycisków paska narzędziowego umieszczonego nad listą:

3.2. Sortowanie, grupowanie i filtrowanie list

Sortowanie

Aby posortować wiersze wg jakiejś kolejności należy nacisnąć na nagłówek wybranej kolumny.

W nagłówku pojawi się także mała strzałeczka skierowana w górę. Ponowne kliknięcie w to samo pole spowoduje odwrócenie kolejności sortowania danych – i zmianę strzałeczki na skierowaną w dół. Szeregowanie czynności odbywa się

· Dla danych tekstowych (w tym numerów zawierających „/” itp. znaki) - alfabetycznie,

· Dla liczb i dat - od najwyższej do najniższej (lub odwrotnie).

Grupowanie

Dane mogą zostać także pogrupowane wg jakiejś kolumny tzn. że będą wyświetlane w grupach posiadających w tej kolumnie taką samą wartość.

Aby pogrupować dane po wybranej kolumnie należy przeciągnąć ją w miejsce tekstu „Przeciągnij tu wybraną kolumnę....”

Wyszukiwanie (filtrowanie)

Aby wyszukać (zafiltrować) dane w liście należy wpisać dane w pole edycyjne umieszczone nad listą i nacisnąć ENTER. Wyszukane zostaną rekordy, które zawierają wpisaną frazę. Aby wyszukać wiersze zaczynające się od danej frazy należy użyć * wpisując np. ‘K*’, aby znaleźć wszystkie osoby zaczynające się na K.

3.3. Zmian wyglądu listy

W listach mamy możliwość zmiany szerokości kolumny i wysokości wierszy. Aby zwiększyć wysokość wszystkich wierszy należy przeciągnąć linię oddzielającą dwa wiersze w nagłówku wierszy. Jeżeli chcemy dla potrzeb danego wydruku zmienić wysokość pojedynczego wiersza, należy postąpić podobnie jak poprzednio, ale z wciśniętym na klawiaturze przyciskiem Shift. Wysokość pojedynczego wiersza będzie ustalona do czasu odświeżenia zawartości listy.

Korzystając z menu podręcznego listy uruchamianego prawym przyciskiem myszki możemy automatycznie dopasować szerokość wszystkich kolumn do danych w nich zawartych.

3.4. Zarządzanie widokami i wybór widoku na liście

Po naciśnięciu na pasku narzędziowym przycisku Dostosuj kolumny listy na ekranie pojawi się okno Zarządzanie widokami i wybór widoku. Służy ono dopasowywaniu sposobu wyświetlania dowolnej listy do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika. Systemowym widokiem jest widok o nazwie „*podstawowy*”, w którym widoczne są wszystkie kolumny listy; widoku tego nie można usunąć.

Zdefiniowanie nowego widoku polega na postawieniu haczyków przy nazwach kolumn, które chcemy pokazywać (można też dostosować szerokość kolumn, włączyć sortowanie według jakieś kolumny), a następnie na zapisaniu tego widoku pod wybraną nazwą.

Aby zmodyfikować istniejący widok, trzeba wybrać go z listy widoków, wprowadzić zmiany i zatwierdzić zmiany klawiszem [Zapisz]. Pojawi się komunikat, że widok został zapisany. Analogicznie postępujemy kiedy chcemy zapisać widok wspólny, czyli taki, który widoczny jest na wszystkich stanowiskach sieciowych.

Jeśli chcemy, aby po otwarciu okna z listą była ona wyświetlana w specyficznym widoku wystarczy zapisać ten widok jako „domyślny” używając przycisku [Ustaw jako domyślny].

Widoki można usunąć klawiszem [Usuń widok], przy czym usuwając widok wspólny, musimy potwierdzić chęć jego usunięcia w dodatkowym oknie:

Uwaga!
Jeżeli któryś z użytkowników programu ustawił jakiś widok wspólny jako swój domyślny widok na liście, to program nie pozwoli usunąć tego widoku pozostałym użytkownikom.

3.5. Drukowanie listy

Aby wydrukować dane należy w widoku skróconym lub na liście prac użyć przycisku .Dane zostaną wydrukowane w formie tabeli, odpowiadającej temu, co widać w liście prac.

4. Operowanie na słowniku

4.1. Dopisywanie danych do słownika

Wielokrotnie podczas pracy z programem, po kliknięciu na przycisk obok pola edycyjnego, pojawia się lista podpowiedzi, która umożliwia szybkie wypełnienie tego pola.

Elementy listy podpowiedzi są zdefiniowane w oknie Słowniki.

4.2. Dodawanie

Aby dodać dane do listy trzeba nacisnąć ikonę Nowy na pasku narzędziowymdanej listy, przy czym okno główne nie może być w trybie edycji. Spowoduje to dodanie u góry listy nowego wiersza. Miejscem, w które należy wprowadzać dane do listy są komórki znajdujące się bezpośrednio pod nazwami kolumn.

Przejście między komórkami jest możliwe przy klawiszy kierunkowych (•–) lub poprzez kliknięcie myszką w wybrane pole.

Aby zakończyć dodawanie danych należy nacisnąć na klawiaturze [Enter] – koniec dodawania pojedynczego elementu lub OK – koniec dodawania wielu elementów

4.3. Edycja / zmian danych

Żeby edytować dane należy kliknąć w ikonę lub wcisnąć klawisz [F2].

Przejście między komórkami jest możliwe przy klawiszy kierunkowych (•—–) lub poprzez kliknięcie myszką w wybrane pole.

Aby zakończyć dodawanie danych należy nacisnąć OK ([Enter])

4.4. Usuwanie danych

Aby usunąć dane z listy należy zaznaczyć wybrany wiersz i użyć przycisku Usuń bieżący wiersz w liście z paska narzędziowego listy. Przed usunięciem wiersza system poprosi o potwierdzenie operacji.

5. Klienci

W oknie Klienci prezentowane są dane dotyczące klientów. Dodawanie nowego klienta odbywa się w kreatorze. To okno przeznaczone jest raczej do wyszukania klienta i ew. poprawienia jego danych.

Aby znaleźć klienta możemy przejść do widoku listy (F6), a następnie zafiltrować dane i nacisnąć F12 (OK)

Aby zmienić dane klienta:

- naciśnij F2, aby rozpocząć edycję

- zmień informacje w polach edycyjnych

- naciśnij F12, aby zapisać dane.

- Naciśnij F4, aby zamknąć okno

6. Zestawienia i raporty

Raportami w programie są wydruki, mające charakterystyczny, inny niż tabelaryczny wygląd. Po wybraniu przycisku Zestawienia i raporty pojawi się okno, w którym naciskamy 6 znajdującą się z prawej strony Listy raportów. Znajdują się tam zestawy raportów dotyczące danego zagadnienia. Wybierając „Wszystkie raporty” możemy zoabaczyć wszystkie możliwości.

Zaznaczamy typ raportu i przechodzimy do podglądu naciskając odpowiedni przycisk.

Większość raportów wymaga podania parametrów specyficznych dla tego zestawienia, tak więc program poprosi nas o wypełnienie odpowiednich pól edycyjnych w kolejnym oknie, np.:

W tym oknie koniecznie należy też wybrać typ wydruku, który chcemy uzyskać. Jeżeli typ wydruku jest wyszarzony oznacza to, że dla danego raportu zdefiniowano tylko jeden typ wydruku.

Aby zobaczyć podgląd raportu należy zaznaczyć opcję „Ekran” i kliknąć przycisk [Pokaż]. Na dole okna podglądu znajduje się pasek, dzięki któremu możliwe jest poruszanie się po stronach, powiększenie raportu, a także jego wydrukowanie i wyeksportowanie do pliku. Aby zamknąć to okno należy wybrać przycisk Close.

Po zamknięciu ponownie widoczne jest okno z parametrami, możemy więc je zmienić i podejrzeć raport ponownie. Aby wydrukować raport należy zaznaczyć opcję „Drukarka” i kliknąć przycisk [Drukuj]. Zamykamy okno przyciskiem [Zamknij].

UWAGA!
Zaleca się, aby przed wydrukowaniem raportu obejrzeć go na ekranie i sprawdzić poprawność danych oraz opcje formatowania.
Wybór drukarki powoduje, że raport jest bezpośrednio przesyłany do drukarki, nawet jeśli zawiera niepożądane dane lub nie zawiera żadnych danych.

7. Administracja

7.1. Archiwizacja danych

Aby zabezpieczyć się przed utratą danych programu, zapisanych w bazie danych, konieczna jest systematyczna archiwizacja jej aktualnego stanu.

Pliki archiwum są umieszczane w podkatalogu Archiwum katalogu, w którym umieszczono bazę danych programu „Przechowalnia opon”. Każdy plik archiwum jest oznaczony datą i godziną. Maksymalnie w archiwum może znajdować się 5 plików, podczas archiwizacji najstarsze pliki są automatycznie usuwane.

7.1.1. Codzienne automatyczne archiwum

Każdego dnia, przy pierwszym uruchomieniu aplikacji, przeprowadzana jest automatyczna archiwizacja danych. W trakcie archiwizowania danych nie jest możliwe uruchomienie programu przez innych użytkowników.

7.1.2. Samodzielna archiwizacja

Jeśli chcemy dodatkowo wykonać archiwizację danych, np. przed zainstalowaniem nowej wersji programu, należy użyć przycisku Archiwizacja umieszczonego w głównym oknie programu w panelu Administracja.

Wywołane w ten sposób okno programu Archiwum, pozwala zobaczyć listę plików znajdujących się w archiwum oraz wykonać inne operacje.

Działanie widocznych z prawej strony okna klawiszy jest następujące:

[Archiwizuj] - umożliwia nam samodzielną archiwizację bieżących danych,
[Kopiuj plik] - pozwala skopiować wskazany plik archiwum do innego folderu lub na inny dysk, np. dyskietkę, CD-ROM itp.
[Pobierz plik] - służy do pobrania pliku archiwum z wybranego miejsca do folderu „Archiwum”,
[Odtwórz] - spowoduje odtworzenie danych ze wskazanego pliku archiwum,
[Usuń] - kasuje wskazany plik z archiwum,
[Pokaż folder] - pokazuje w oknie Eksploratora Windows zawartość folderu „Archiwum”,
[Wyjście] - powoduje zamknięcie programu Archiwum.

W tym momencie archiwizacja danych jeszcze nie jest możliwa, ponieważ baza danych jest zablokowana przez program „Przechowalnia opon” (np. ktoś może w tym czasie edytować dane). Naciśnięcie przycisku [Archiwizuj] spowoduje pojawienie się odpowiedniego komunikatu.

Należy więc zamknąć główną aplikację nie zamykając programu archiwizatora i ponownie nacisnąć [Archiwizuj].

Pamiętaj !!
Aby zarchiwizować lub odtworzyć dane, należy po wywołaniu archiwizatora wyjść z aplikacji głównej na wszystkich stanowiskach

Po pomyślnym zakończeniu procesu pokaże się odpowiedni komunikat.

7.1.3. Kopiowanie pliku archiwum

Jeżeli, w celach bezpieczeństwa danych, chcemy zachować kopię pliku archiwum w innym folderze na swoim komputerze, na innym komputerze lub nośniku (CD, dyskietka, Flash), należy:

§ w oknie archiwizatora nacisnąć klawisz [Kopiuj plik] - pokaże się wówczas standardowe okienko zapisu z wybraną domyślną systemową lokalizacją. Nazwa pliku archiwum zawiera datę i godzinę utworzenia (w poniższym przykładzie jest to dzień 2005-01-24, godzina jedenasta), natomiast rozszerzenie nazwy .zip informuje, iż jest to plik skompresowany,

§ wybrać dysk i folder, w którym chcemy zapisać kopię,

§ nacisnąć przycisk [Zapisz].

O pomyślnym skopiowaniu archiwum informuje stosowny komunikat.

Jeżeli z jakiś powodów plik archiwum nie został utworzony, pojawi się okno z informacją:

Szczególną sytuacją podczas kopiowania jest potrzeba przeniesienia archiwum na dyskietki. Jeśli plik z bazą danych, mimo kompresji, nie mieści się na jednej dyskietce, to należy samodzielnie skopiować wybrany plik archiwum bezpośrednio z folderu Archiwum programu na dyskietki (np. za pomocą programu Total Commander).

7.1.4. Pobieranie pliku archiwum

Jeśli zajdzie potrzeba przywrócenia danych z pliku archiwum zapisanego w innym miejscu niż folder programu, to za pomocą przycisku [Pobierz plik] można zlokalizować plik archiwum i po zaznaczeniu go, skopiować do folderu Archiwum programu.

7.1.5. Odtwarzanie

Naciśnięcie przycisku [Odtwórz] spowoduje uruchomienie procedury odtwarzania danych ze wskazanego pliku archiwum (umieszczonego w folderze programu), która powoduje, że bieżące dane są zastępowane danymi z pliku archiwum. Operacja ta jest nieodwracalna, tzn. że bieżąca baza danych zostanie „dla programu” skasowana.

Po wybraniu [Nie] odtwarzanie archiwum zostanie anulowane.

Po wybraniu [Tak] funkcja odtwórz usunie bieżącą bazę i zastąpi ją danymi z archiwum. Jednocześnie w folderze programu zostanie zapisany tymczasowy plik z bieżącą datą i godziną (np. „.mdb.20050124112412 sprzed odtworzenia”), który po poprawnym odtworzeniu bazy jest niepotrzebny i można go usunąć.

Uwaga !
Przed odtworzeniem bazy z pliku archiwum bieżąca baza danych jest kopiowana i pozostaje w folderze programu pod nazwą składającą się z bieżącej daty i godziny. W przypadku problemów należy postępować zgodnie z komunikatami. Zaleca się skopiować odpowiedni plik i nadać mu odpowiednią nazwę, usuwając datę i godzinę. Jeżeli nie jesteś pewny swojego postępowania lepiej wcześniej skontaktuj się z producentem. Potem może być już za późno J

7.1.6. Zakończenie pracy z programem Archiwum

Aby zamknąć okno archiwizatora naciśnij przycisk [Wyjście] lub [x].

8. Zakończenie pracy z programem

Pracę z programem można zakończyć „tradycyjnie”, jak we wszystkich programach działających w środowisku Windows, przyciskiem [x] umieszczonym w prawym górnym rogu ekranu. Aby uchronić użytkowników przed przypadkowym zamknięciem programu, wyjście należy potwierdzić.

Drugą metodą zamknięcia aplikacji, nie wymagającą potwierdzenia, jest naciśnięcie przycisku
Wyjście w oknie głównym programu.